Факторы успеха для Вики 2: Организация - это ключ

Это второй из трех постов Мартин Зайберт , Он является генеральным директором немецкого интернет-агентства под названием // SEIBERT / MEDIA, специалист по корпоративным вики и корпоративное общение. // SEIBERT / MEDIA является одним из официальных партнеров Atlassian в Германии. Этот блог также доступен на немецком языке по адресу http://seibert.biz/wikisuccess2 ,
Из десятков проектов Wiki компании мы знаем, что успешное внедрение Wiki в компании обычно зависит от трех факторов: технологии; организация; и культура. В первой из этих трех статей мы сосредоточились на требованиях технологии. Теперь в этом отчете будут рассмотрены организационные факторы для многообещающего вики-проекта.

По нашему опыту, организационная составляющая составляет до 50% ответственности за успех внедрения Wiki. Обычно технологические компоненты не создают трудностей. Компании, использующие Вики, сталкиваются почти исключительно с организационными проблемами, проблемами, которые препятствуют созданию Вики, как убедительно утверждают Хенрикссон, Микконен и Ваден в своем исследовании «Опыт использования вики в финских компаниях» (Tampere 2008).
Согласно такому опыту, компании часто жалуются на то, что слишком немногие сотрудники загружают информацию в Вики активно или часто, что участники Вики недостаточно быстро понимают использование Вики и что трудно мотивировать участников использовать Вики. Поэтому организационные меры, которые ваша компания предпринимает в контексте введения в Вики, должны быть завершены, а также ориентированы на долгосрочную перспективу.

Первым элементом организационных компонентов является постановка вопроса о том, какие задачи должны быть выполнены вики, иными словами, вопрос о целях вики: почему вводится вики? Какие задачи должны выполнять сотрудники с помощью вики?
Здесь определенные варианты использования, а также конкретное использование Wiki в этих случаях должны быть определены заранее. С самого начала вам нужно выбрать относительно узкое определение для ориентации вики относительно вариантов использования. В то же время было бы идеально поддерживать общую перспективу. «Думай масштабно, начинай с малого, действуй сейчас» - разумная рекомендация, которую часто слышат из-за влияния Филлис Пиотроу ( Пиотров, Филлис: Основной доклад «Стратегическое партнерство», Развлекательная образовательная конференция, США, 2000 ).

Вторым элементом среди организационных компонентов является так называемая «сильная поддержка сверху»: отсутствие участия на уровне управления связано с высоким риском, так как без поддержки «сверху» это будет трудно для программного обеспечения. инструмент для достижения более широкого признания. Снова и снова Вики становятся успешными в отдельных отделах, но без поддержки руководства очень маловероятно, что развертывание в масштабе всей компании возможно.
Важно, чтобы введение Вики имело полную поддержку со стороны руководства и чтобы руководство предоставило необходимые ресурсы и финансовые средства.

Третий элемент включает ответственность за Wiki и необходимые ресурсы времени для работы с Wiki. С одной стороны, важно, чтобы кто-то взял на себя ответственность за Wiki и активно продвигал ее введение. Небольшая команда вокруг этого человека занимается интеграцией контента, выполняет классические функции, известные как вики-садоводство, устанавливает новые плагины, решает особенно непримиримые сценарии использования, обеспечивает поддержку и т. Д. Специалисты вики говорят здесь о так называемом евангелисте Вики; команда известна как Wiki Champions. Они обеспечивают, особенно на этапе обучения, ценную поддержку: в рамках пилотного проекта Wiki (типично во время введения) эта команда контролирует большую группу сотрудников, которые работают с Wiki, а затем принимает на себя большую ответственность.
Многие компании недооценивают побочные ресурсы и обязательно высокий уровень временных затрат, необходимых для выполнения этих задач. Разница между Чемпионом Вики и постоянным членом команды проекта заключается в следующем: Чемпион Вики инвестирует значительно больше времени в Вики и тратит значительно больше времени на выполнение задач в Вики, а также на предоставление поддержки первого уровня.

Пилотный проект Wiki - это термин, обозначающий этап, на котором ряд сотрудников компании (часто во взаимодействии с опытным специалистом по Wiki) начинают структурирование и создание исходного контента. Самый важный аспект этого этапа - добавить как можно больше релевантного контента в Вики, чтобы сделать его интересным и привлекательным для сотрудников.
Относительно этого этапа Стюарт Мадер утверждает, что должны быть включены не только так называемые «ранние последователи» (сотрудники, известные своей открытостью к новым методам работы и технологиям); скорее, следует также включать пользователей с меньшей привязанностью к технологиям и, как правило, более скептически настроенных, чтобы сотрудники, работающие в пилотном проекте Wiki, создавали точный, представительный микрокосм компании ,
«Что важно для пользы пилота, так это то, как вы структурируете его участников. Если вы будете привлекать только опытных первых пользователей, то, конечно, они не будут представлять организацию в целом. Тем не менее, если вы создаете пилот, в котором участвуют люди из нескольких ключевых областей организации […], и эти люди понимают, что, вступая в пилот, они получают возможность настроить свое использование перед всеми, в обмен на их помощь и терпение. в поиске и устранении технических проблем вы получите группу, которая будет полностью поддерживать проект, как только он будет открыт для широкомасштабного использования ».
Самая важная цель для пилота Wiki не должна рассматриваться как полный перевод базы знаний компании в эту новую цифровую информационную систему. С одной стороны, это заняло бы слишком много времени и усилий. Кроме того, поручить нескольким сотрудникам оцифровывать и подготавливать знания всех сотрудников - задача, которую практически невозможно выполнить. Вместо этого цель пилотного проекта Wiki должна заключаться в создании образцовых и успешных примеров использования Wiki.

Если пилот Wiki будет успешным, это будет передано из уст в уста: примеры передовой практики, которые были разработаны, будут обсуждаться во всей компании, в течение которых участники пилотного проекта Wiki будут играть важную роль посредников. и коммуникаторы.
Эта «пропаганда» из уст в уста закладывает краеугольный камень для создания дополнительных, хотя и небольших, пилотных проектов в рамках отдельных отделов или областей компании. Но и здесь целью по-прежнему является внедрение передового опыта, характерного для отдельных областей; они покажут всем участникам, насколько ценным может быть вики для их повседневной работы. В связи с этим не следует пытаться навязать систему всем возможным отделам с максимально возможной скоростью; скорее речь идет о том, чтобы все больше и больше сотрудников с энтузиазмом относились к идее Wiki, тем самым находя правильный путь к использованию Wiki.

Чтобы повысить активность сотрудников на этапе развертывания, абсолютно необходимо сделать Вики известным, сообщить всей компании, что есть Вики и что ее следует использовать для определенных случаев использования. Наш опыт работы с проектами показал, что компании не могут позволить себе верить, что одного этого достаточно: обычно также необходимо повторять такие сообщения и неоднократно напоминать сотрудникам об этом новом инструменте.
Это работа для вики-маркетинга. В сфере Wiki-маркетинга существуют различные инструменты, которые доказали свою эффективность, например, ручки с надписями, такие как «Я помещу это в Wiki: www.wiki-name.com «Различные канцелярские товары и дисплеи с информацией о вики, функция в вики во внутренних новостных рассылках, особенно активное участие в вики со стороны руководства или других руководителей компаний для демонстрации важности системы и многое другое.
Однако не важно, сколько мер вы принимаете, но гораздо важнее, чтобы маркетинг в Вики не прекращался и продолжался; он должен быть реализован в течение более длительного периода времени, чтобы привлечь внимание сотрудников к Wiki, а также к ценности, которую компания придает ей.
На этом этапе компания также должна выявить тех сотрудников, которые наиболее очевидно открыты для Wiki, а затем помочь им установить лучшие практики для своих индивидуальных потребностей. Если вики показывает себя полезной в контексте своих повседневных бизнес-процессов, шансы установить ее как успешную систему управления знаниями значительно выше.

Чтобы активировать своих сотрудников, перед руководством компании ставится задача предложить им как учебные занятия, так и информацию о том, как следует использовать вики: сотрудники должны ознакомиться с пользовательским интерфейсом, а также с отдельными функциями вики.
Для этого у компании есть несколько вариантов. Некоторые из них показали себя полезными на практике. Например, компания может публиковать (полу) постоянную информацию в Wiki, которая требует от сотрудников самостоятельно находить и извлекать такую ​​информацию; такая информация может включать инструкции по эксплуатации, скринкасты и видео в вики или в Интернете, которые демонстрируют использование вики. Другой превосходный набор вариантов - это учебные занятия, предлагаемые третьими лицами или внутренним евангелистом Wiki, во время которых сотрудники знакомятся «на практике» с определенными функциями.
Основная цель состоит в том, чтобы сотрудники могли работать с Wiki так же естественно и уверенно, как, например, с электронной почтой. Индивидуальные способности и ожидания пользователей, естественно, играют важную роль: по нашему опыту, есть сотрудники, которые быстро знакомятся и учатся использовать вики, изучают программное обеспечение с его помощью и уже через короткий промежуток времени ощущение, что они могут работать с программным обеспечением. Некоторым сотрудникам, с другой стороны, нужен личный контакт с опытными пользователями Wiki и, возможно, постоянное контактное лицо, которое предлагает поддержку первого уровня (иными словами, первую помощь по телефону и посредством разговоров).
Всегда важно убедиться, что у каждого сотрудника есть различные доступные меры, и он может принять те предложения, которые лучше всего помогут ему или ей познакомиться и научиться пользоваться вики.

Когда Wiki распространяется на все большее число сотрудников, многочисленные варианты использования доказали свою полезность на практике, поскольку они значительно улучшают работу, а также положительно влияют на организационную структуру и развитие компании. Мы рекомендуем, как только будут найдены инновационные способы, например, заменить электронную почту и бумажные документы контролируемым и прозрачным процессом Wiki, что устаревшие, неоптимальные методы работы должны все больше удаляться из повседневной деятельности. Если такие случаи идентифицированы, то они должны быть сформулированы в директивах, которые требуют использования Wiki в этих случаях использования. Эти обязательные директивы должны сопровождаться также информацией о содержании, причинами и рассуждениями. На самом деле, часто существуют практические и веские причины для сохранения определенных нынешних практик, чтобы сохранить статус-кво. Они должны быть изучены, проанализированы и рассмотрены.
Еще одной хорошей идеей в этом контексте является разработка обязательных примеров коммуникаций внутри компании, другими словами, случаев использования, в которых необходимо четко определить, какую информацию следует размещать в вики и какие процессы следует отображать с использованием других коммуникаций. инструменты: когда вы используете вики? Когда вы отправляете электронное письмо? Когда вы работаете с системой управления документами? Специально для критических случаев, которые могут быть отображены не только в вики, но и с помощью других уже существующих систем, необходимо определить четкие правила относительно того, когда какую систему следует использовать, принимая во внимание структуру организационных соображений.

С организационной точки зрения столь же важно, чтобы вики имела профессиональный макет и не была реализована с использованием стандартной версии «из коробки». Компания требует от своих сотрудников, чтобы они хранили свой самый ценный капитал - свои знания - в вики, а также делали эти знания централизованно доступными для других сотрудников. Учитывая это, очень важно создать соответствующую среду в форме качественно ценного решения, среду, в которой сотрудники будут рады действовать. Сотрудники гораздо чаще отождествляют себя с такой системой, которая кажется заслуживающей доверия и интегрированной, чем система, которая раздражает интранет компании как инородное вещество.
В дополнение к этому, макет Wiki является важным организационным компонентом, поскольку ценное решение является политически символическим внутри компании: руководство компании подчеркивает значение Wiki, вкладывая средства в макет, включающий в себя его корпоративный дизайн, что свидетельствует о том, что руководство верит в систему и рассматривает ее как центральную и важнейшую платформу.

Похожие

Комментарии